Online Εφαρμογή για διαχείριση αθλητικών συλλογών
Έχουμε ξεκινήσει με τη διαχείριση πόρων και τοποθεσιών για κολύμβηση και τώρα επεκτεινόμαστε σε περισσότερα αθλήματα (ποδόσφαιρο, τένις, χορός, γυμναστική, πολεμικές τέχνες, κλπ.)
Η λέσχη σας έχει υποδοχή/ρεσεψιόν πελατών; Αναλάβετε ραντεβού και κρατήσεις
Τότε (σίγουρα) χρειάζεστε ένα Αρχείο Πελατών (για ερασιτέχνες ή/και επαγγελματίες αθλητές).
Αυτό περιλαμβάνει προσωπικά δεδομένα, αθλητικά δεδομένα και δεδομένα χρέωσης, διάφορα συνημμένα έγγραφα, συμπεριλαμβανομένης της συμφωνίας GDPR. Επίσης, εδώ ορίζετε γονέα / κηδεμόνα, για ανήλικους αθλητές, συμπεριλαμβανομένων (των) μαθητών.
Εκδίδετε ήδη ή θέλετε να εκδώσετε κάρτες μέλους στο μέλλον; Ποια είναι η ιχνηλασιμότητα αυτών των καρτών; Οι δραστηριότητες στον σύλλογο γίνονται μόνο για ερασιτέχνες ή υπάρχει και τμήμα επαγγελματιών/παραστάσεων;
Η εφαρμογή ακολουθεί, ευδιάκριτα/διακριτικά , όλες αυτές τις πτυχές.
Η εφαρμογή χρησιμοποιεί τοποθεσίες και της δευτερεύουσες τοποθεσίες/ επιμέρους τοποθεσίες Χρειάζεστε αυτή την προσέγγιση;
Δηλαδή, η τοποθεσία είναι φυσική/σωματική και μπορείτε να έχετε πολλές δευτερεύουσες τοποθεσίες/ επιμέρους τοποθεσίες, η καθεμία με διαφορετικές δραστηριότητες: για παράδειγμα, τα γήπεδα τένις, πισίνες, γήπεδα χειροσφαίρισης (χάντμπολ), γήπεδα ποδοσφαίρου και αίθουσες πολεμικών τεχνών είναι δευτερεύουσες τοποθεσίες/ επιμέρους τοποθεσίες της τοποθεσίας του συλλόγου σας/σου.
Θέλετε να ξέρετε την διαθεσιμότητα κάθε δευτερεύουσας τοποθεσίας/ επιμέρους τοποθεσίας;
- Για κάθε δευτερεύουσα τοποθεσία/ επιμέρους τοποθεσία μπορεί να οριστεί ένας “έγχρωμος” αριθμός, παραπέμποντας/(που) αναφέρεται σε/στις ελεύθερες μέρες
- Κάθε δευτερεύουσα τοποθεσία/ επιμέρους τοποθεσία έχει το δικό της πρόγραμμα λειτουργιάς. Μέσα στο πρόγραμμα μπορείτε να ορίσετε χρονοθυρίδες/ χρονικά διαστήματα/ χρονοδιαγράμματα που μπορούν (με τη σειρά τους) να περιέχουν μία ή περισσότερες δραστηριότητες.
- Κάθε δραστηριότητα σε μια χρονοθυρίδα/ χρονικό διάστημα/ χρονοδιάγραμμα έχει τη δική της χωρητικότητα, μπορεί να έχει οριστεί ένας υπάλληλος, μπορεί να έχει μια περίοδο ισχύος και ένα εκχωρημένο κόστος ή μπορεί να της ανατεθούν τύποι δραστηριοτήτων.
Χρειάζεστε κατανομές αθλητών, προπονητών και τοποθεσιών;
- Μπορούν να οριστούν ομάδες, οι οποίες συγκεντρώνουν/περιέχουν ένα σύνολο δραστηριοτήτων σε ένα πακέτο. Οι ομάδες μπορεί να έχουν έναν υπάλληλο (που έχει προτεραιότητα έναντι αυτού που έχει ανατεθεί απευθείας στη δραστηριότητα)
- Το σύστημα αποθηκεύει το ιστορικό των ανατεθέντων υπαλλήλων, για να γνωρίζετε ακριβώς ποιος υπάλληλος είχε ανατεθεί οποιαδήποτε στιγμή.
Προσφέρετε πακέτα (συνδρομές) ή (παραγγελίες) συμβόλαια(/συμβολαίων);
Δεν έχει σημασία, διότι το σύστημα υποστηρίζει και τις δυο επιλογές
- Τα πακέτα έχουν τιμές που μπορούν να ρυθμιστούν με περίοδο ισχύος και τοποθεσία. Ρυθμίζονται και οι δραστηριότητες που μπορούν να παραγγελθούν.
- Τα πακέτα καθορίζουν τον αριθμό και τον τύπο των κρατήσεων που μπορούν να γίνουν κατά την υποβολή μιας παραγγελίας.
Κατά την υποβολή μιας παραγγελίας, για μια συγκεκριμένη δραστηριότητα, το σύστημα γνωρίζει ακριβώς ποια πακέτα είναι διαθέσιμα, τον αριθμό (διαθεσίμων) κρατήσεων (που μπορούν να γίνουν), πόσα άτομα έχουν πρόσβαση και ποια τιμή ισχύει τη στιγμή της παραγγελίας.
- Η λειτουργικότητα της σύμβασης σχετίζεται με ομάδες - μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να είναι διαθέσιμες για το συμβόλαιο (είτε κανονικό συμβόλαιο είτε βάσει ενότητας) οπότε ορίζεται το μηνιαίο κόστος
- Για τη λειτουργία της σύμβασης βάσει ενοτήτων, μπορούν να οριστούν διαθέσιμες ενότητες (προεπιλεγμένα διαστήματα ημερομηνιών/δεδομένων) και ο μέγιστος αριθμός κρατήσεων ανά ενότητα.
- Για κανονικά συμβόλαια μπορείτε να επιλέξετε τη μηνιαία / τριμηνιαία / εξαμηνιαία / πλήρη περίοδο πληρωμής.
- Επίσης για τα συμβόλαια, η ομάδα μπορεί να αλλαχτεί - το σύστημα δημιουργεί αυτόματα ένα πρόσθετο συμβόλαιο με τις σωστές περιόδους πληρωμής.
- Επιπλέον, στις ομάδες μπορούν να οριστούν ελεύθερες μέρες (διαφορετικές από τις ελεύθερες μέρες των δευτερευουσών τοποθεσιών/ επιμέρους τοποθεσιών).
(Μάθετε (για) τη/το) δομή/λογισμικό της εφαρμογής
Εφαρμογή υποδοχής
Είναι η εφαρμογή που χρησιμοποιείται από το προσωπικό υποδοχής (αθλητές, ερασιτέχνες). Εδώ γίνονται κρατήσεις τοποθεσίας και ραντεβού μαθημάτων.
Από οπτική και (ακόμη και) τεχνική άποψη, είναι σχετικά τυποποιημένη και ανταποκρίνεται στις ανάγκες των περισσότερων συλλόγων. Φυσικά, υπάρχει και η δυνατότητα προσωποποίησης, γι' αυτό είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τους στόχους που έχετε θέσει και τα προβλήματα που αντιμετωπίζετε προκειμένου να αναπτύξετε τις συγκεκριμένες λύσεις.
Η εφαρμογή υποδοχής λειτουργεί με το δικό της σύστημα αδειών, η πρόσβαση των (online) λογαριασμών μπορεί να περιοριστεί ανά τοποθεσία, έτσι ώστε ένας συγκεκριμένος λογαριασμός να βλέπει μόνο δεδομένα που σχετίζονται με εκείνη την τοποθεσία.
Η κύρια οθόνη της υποδοχής είναι ένα/το δίκτυο του προγράμματος της τρέχουσας ημέρας από προεπιλογή (η ημερομηνία για την οποία εμφανίζονται τα δεδομένα μπορεί να αλλάξει/ρυθμιστεί) στο/στην οποίο/οποία φαίνονται οι διαθεσιμότητες
Μπορούν να γίνουν παραγγελίες με αυτόματη κράτηση ξεκινώντας από μια δραστηριότητα από το δίκτυο - σε αυτήν την περίπτωση το σύστημα εντοπίζει εάν η δραστηριότητα είναι μέρος μιας ομάδας και δημιουργεί αυτόματα το σχετικό σύνολο των κρατήσεων που σχετίζονται με το επιλεγμένο πακέτο και τον πελάτη.
Κρατήσεις παραγγελιών μπορούν να διαγραφθούν / αναδημιουργηθούν, η παρουσία μπορεί να ελεγχθεί.
Υπάρχει ένα σύστημα για τη δημιουργία εκτυπώσιμων εγγράφων pdf. Μπορείτε να ορίσετε / επεξεργαστείτε πρότυπα και τη διαθεσιμότητά τους (πελάτες, παραγγελίες, συμβάσεις, πελάτες + παραγγελίες, κ.λπ.). Τα σχετικά έγγραφα μπορούν να δημιουργηθούν / εκτυπωθούν κατόπιν παραγγελίας, σύμβασης ή στον λογαριασμό του πελάτη (τα αρχεία μπορούν επίσης να ανέβουν εδώ).
Υπάρχει σύστημα παραλαβών (και επιστροφών) για παραγγελίες + συμβόλαια. Μπορούν επίσης, να γίνουν εισπράξεις / αποζημιώσεις που σχετίζονται άμεσα με τον πελάτη (για παράδειγμα: τέλη συμμετοχής αγώνων, ετήσιες θεωρήσεις ομοσπονδίας, κ.λπ.).
Στον λογισμό πελατών υπολογίζεται το υπόλοιπο του πελάτη και μπορείτε να δείτε σε πραγματικό χρόνο εάν υπάρχουν ληξιπρόθεσμες πληρωμές και ποιες είναι αυτές.
Για ανήλικους πελάτες μπορούν να προστεθούν κηδεμόνες, το σύστημα μπορεί να διαχειριστεί οικογένειες – για παράδειγμα αδέρφια που έχουν τους ίδιους κηδεμόνες, και στην περίπτωση των οικογενειακών συνδρομών, εμφανίζει αυτόματα τα μέλη της οικογένειας για επιλογή.
Back-end εφαρμογής περιοχή διαχείρισης
Μόνο το καθορισμένο/ εξουσιοδοτημένο προσωπικό του συλλόγου έχει πρόσβαση εδώ, με διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης. Εδώ γίνεται η διαχείριση οποιασδήποτε λειτουργίας, δεδομένων ή αναφορών.
Επίσης, έχει τυπικό λογισμικό/δίκτυο. Σε αυτή τη περίπτωση, μπορούν να προστεθούν συγκεκριμένα στοιχεία του συλλόγου/πελάτη.
Υπάρχει σύστημα διαχείρισης υπαλλήλων (μπορούν να οριστούν περισσότερες εταιρείες/άτομα).
Σύστημα αξιολόγησης επιδόσεων.
Το σύστημα μπορεί να φτιάξει τα προγράμματα προπονητών – λαμβάνοντας υπόψη τις δραστηριότητες στις οποίες ήταν παρών (είτε ως κάτοχος/κύριος είτε ως αντικαταστάτης!).
Αναφορές ποσοστού χωρητικότητας, πωλήσεις, εισπράξεις, επιδόματα προπονητών, χρονοδιαγράμματα, καθυστερήσεις, υπόλοιπο πληρωμής.
Όλες οι λίστες οντοτήτων και οι αναφορές εξάγονται στο Excel.
Front-end εφαρμογής
Η front-end εφαρμογή βλέπει οποιονδήποτε επισκέπτη στην ιστοσελίδα του συλλόγου. Αυτό το στοιχείο εμφανίζει πληροφορίες της εφαρμογής διαχείρισης (back-end), από το σημείο β) παραπάνω.
Στην ουσία, αυτό το στοιχείο αντιπροσωπεύει την ιστοσελίδα της εταιρείας, στην οποία, εκτός από τις συνήθεις ενότητες οποιασδήποτε ιστοσελίδας (Σχετικά με εμάς, επικοινωνία, σελίδες παρουσίασης τμημάτων του συλλόγου, κ.λπ.) μπορούν να συμπεριληφθούν οποιεσδήποτε λειτουργίες της εφαρμογής. Αρχικά, στους επισκέπτες της ιστοσελίδας μπορεί να προσφερθεί η δυνατότητα/ευκαιρία/επιλογή να εγγραφούν ηλεκτρονικά στο(ν) Σύλλογο/Club. Μπορεί, επίσης, να προσφερθεί ηλεκτρονική πληρωμή με κάρτα για αυτήν την εγγραφή. Μπορεί να προσφερθεί η δυνατότητα επιλογής από το ημερολόγιο κρατήσεων μια συγκεκριμένη περίοδο / ημέρα / ώρα / προτιμώμενο προπονητή, που στη συνέχεια θα επιβεβαιωθεί από τον διαχειριστή.
Ο πελάτης/αθλητής/προπονητής μπορεί να συνδεθεί στον λογαριασμό του όπου μπορεί να έχει πρόσβαση σε διάφορες πληροφορίες, για τις οποίες του έχει δοθεί πρόσβαση.
Ως ιστοσελίδα, αυτό το στοιχείο είναι εξαιρετικά προσαρμοσμένο, οπτικά και τεχνικά, στο προφίλ της επιχείρησής σας. θα περιλαμβάνει το λογότυπό σας, την χρωματική παλέτα σας και, γενικά, όλα όσα σχετίζονται με το design, όπως ακριβώς τα θέλετε και τα εγκρίνετε.
Αναφορές
Ένα από τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα της εφαρμογής είναι το τμήμα αναφοράς σε πραγματικό χρόνο.
Ποιες είναι οι αναφορές που θέλετε, από το πλήθος των δυνατοτήτων που (μπορεί να) προσφέρει η εφαρμογή; Αναφορές ανθρώπινου δυναμικού, χρονομέτρηση, παρουσία. Πρέπει να ξέρετε πόσες ώρες δούλεψε ένας συγκεκριμένος προπονητής, πότε έλειπε και πότε αντικαταστάθηκε από συνάδελφο; Η εφαρμογή παρέχει και τέτοιες δυνατότητες.
Θέλετε να μάθετε την εξέλιξη/ κατεύθυνση ενός προπονητή, πελάτη; Και αυτά μπορούν να βρεθούν στην εφαρμογή, με εύκολη προβολή και ανάλυση, σε μια φιλική και οπτικά ελκυστική μορφή.
